Do seznama nalog in dogodkov lahko dostopate na dva načina:

• preko seznama „Moje naloge in dogodki“ na vstopni strani ali
• s pomočjo „Ključnih kazalnikov“ z vstopne strani.

Naloge in dogodki so po navadi aktivnosti, ki jih imate vpisane v vašem delovnem koledarju. To so sestanki, klici ali naloge, ki se pojavijo ob kontaktu s strankami ali pri vašem poslu na sploh.

Naloge in dogodki imajo časovne zaznamke, ki olajšajo planiranje aktivnosti. Poleg tega lahko dopišete dodatne informacije o dogodku, spremljate status izvajanja nalog in vabite sodelujoče.

Naloge in dogodki so med seboj prepleteni in včasih je težko potegniti ločnico, saj se prelivajo iz enega v drugega. Pri planiranju aktivnosti je tako velikokrat potrebno pretvoriti naloge v dogodke. Zato se na nalogi in dogodku nahaja gumb, ki lahko spremeni nalogo v dogodek in obratno. Na ta način je planiranje aktivnosti lažje in hitrejše.

S klikom na gumb Spremeni nalogo v dogodek se odpre Dogodek, ki že vsebuje pisno vsebino naloge. Dogodek je potrebno še dopolniti z manjkajočimi podatki in ga shraniti. Ob pretvorbi naloge v dogodek, se naloga izbriše in jo nadomesti dogodek.

Ko zaključite nalogo ali dogodek, se vam bo po kliku na gumb Shrani prikazalo novo okno.

Izberete lahko vrsto aktivnosti, ki sledi ali pritisnite na gumb Ne.

Produs IO vam omogoča planiranje nalog. Za nalogo je vedno zadolžen uporabnik sistema ali uporabniška skupina. Z zamenjavo zadolženega lahko naloge dodelite drugemu uporabniku.

Če želite ustvariti novo nalogo, kliknite na Nova naloga na področju za vnos. Odprla se vam bo nova stran, kot je prikazana na spodnji sliki.

Na novi strani lahko vnesete želene podatke. Bodite pozorni na obvezna polja.

• Zadeva:

Vpišite jasno naziv/zadevo naloge.

• Zadolžen:

Produs IO za zadolženega samodejno izbere tistega, ki nalogo ustvari. Tukaj lahko izberete tudi drugega uporabnika ali skupino. Naloga se bo tako prikazala v njegovem pregledu odprtih aktivnosti.

• V zvezi, s katero stranko in kontaktno osebo?

Dogodek lahko navežete na obstoječe stranke in kontaktne osebe. Tukaj neposredni vnosi niso možni. Izbirate lahko med podatki, ki ste jih predhodno že vnesli v sistem. Izberete jih s klikom na rumeno ikono za mapo, ki se nahaja v isti vrstici. Dogodek se vam bo zabeležil tudi na izbrani stranki oziroma kontaktni osebi.

• Pošlji obvestilo:

Če polje odkljukate, se pošilja obvestilo: - zadolženemu o novi nalogi - zadolženemu o spremembi naloge - originatorju o zaključku naloge - staremu in novemu zadolženemu o spremembi zadolženca

• Vrsta periode:

Omogočeni so ponavljajoče naloge. Na zapisu naloge izberete periodo ponavljanja (vsak teden, dva tedna, mesec, dva meseca, …). Ko se trenutna naloga, ki ima nastavljeno periodo opravi, vam orodje takoj ponudi obrazec za vnos naslednje naloge z že nastavljenim datumom.

Ko zaključite z vnosom, kliknite na gumb Shrani.

Dogodke lahko v Produs IO zabeležite na 3 različne načine.

1. Vnos neposredno na poslu

Poiščete posel ali drug zapis, na katerega se navezuje dogodek in ga odprete. Prikaže se vam detajlni pogled zapisa, kot je prikazano na spodnji sliki. Pod zapisom se nahaja gumb Nov dogodek.

2. Vnos z gumbom "Nov dogodek"

Drugi način vnosa dogodka je s klikom na gumb Nov dogodek, ki se nahaja na področju za vnos. Odprla se vam bo nova stran, kjer boste lahko vpisali nov dogodek. Izgled obrazca lahko vidite v nadaljevanju. Razlika od prejšnjega načina je v tem, da se vam v tem primeru ne bodo izpisali podatki o stranki samodejno, temveč jih boste morali vpisati sami. Kako to naredite, si lahko preberete v nadaljevanju.

3. Vnos neposredno v koledarju

Tretji način je vnos dogodka neposredno v koledarju. Več o tem si lahko preberete v poglavju Koledar.

Ne glede na to, kateri način izberete, vedno se vam bo odprla nova stran za vnos dogodka, kot je prikazan na spodnji sliki.

V zgoraj prikazani obrazec lahko vnesete želene podatke. Obvezna polja so označena z zvezdico in jih je potrebno izpolniti, če želite vnos shraniti.

• Zadeva:

Tukaj vnesete naziv dogodka.

• Zadolžen:

Produs IO kot zadolženega določi tistega, ki dogodek vnese. Tukaj lahko iz seznama uporabnikov izberete zadolženega za ta dogodek. Po shranjevanju bo dogodek vpisan v koledarju in na vstopni strani zadolženega.

• V zvezi s katero stranko in kontaktno osebo?

Dogodek lahko navežete na obstoječe stranke in kontaktne osebe. Tukaj neposredni vnosi niso možni. Izbirate lahko med podatki, ki ste jih predhodno že vnesli v sistem. Izberete jih s klikom na rumeno ikono za mapo, ki se nahaja v isti vrstici. Dogodek se vam bo zabeležil tudi na izbrani stranki oziroma kontaktni osebi.

• Vrsta dogodka:

Izberite vrsto dogodka, ali gre za klic, sestanek, e-pošto, dopis, fax ali drugo.

• Vrsta periode:

Omogočeni so ponavljajoči dogodki. Na zapisu dogodka izberete periodo ponavljanja (vsak teden, dva tedna, mesec, dva meseca, …). Ko se trenutni dogodek, ki ima nastavljeno periodo opravi, vam orodje takoj ponudi obrazec za vnos naslednjega dogodka z že nastavljenim datumom.

• Pošlji obvestilo:

Če polja ne odkljukate, bo obvestilo prejel zadolženi za dogodek. Če polje odkljukate, vas bo sistem vprašal komu vse želite poslati obvestilo o dogodku. Obvestilo bodo prejeli po e-pošti, takoj ko boste dogodek shranili. Udeležence lahko tako obvestite o nastali spremembi.

• Pošlji opomnik:

Produs IO vas lahko o prihajajočem dogodku obvesti po e-pošti. Tukaj lahko nastavite takšno obvestilo. Obvestilo bo samodejno prejel zadolženi, izbrana kontaktna oseba ter vsi povabljeni.

• Opis:

Tukaj vnesete dodatne informacije o dogodku.

S klikom na gumb Shrani shranite vnos.

Na dogodek, recimo sestanek, lahko povabite tako svoje sodelavce (uporabnike orodja) kot tudi zunanje kontaktne osebe. Spodaj si preberite kako.

Povabilo oz. obvestilo za dogodek vedno samodejno prejema zadolženi za dogodek. Če obkljukate izbiro Pošlji obvestilo potem lahko povabilo prejme tudi izbrana kontaktna oseba in drugi uporabniki, ki so dodani na tem dogodku. Spodaj je prikazan podrobni pogled na dogodek ter opis kako lahko na en dogodek povabite več uporabnikov orodja in več zunanjih kontaktnih oseb.

Če želite povabiti novega uporabnika, kliknite na Izberi uporabnika kot je prikazano na zgornji sliki. Uporabnika izberete iz seznama uporabnikov. Po izbiri novega uporabnika, bo sistem samodejno prikazal dogodek v njegovem seznamu odprtih nalog in dogodkov. Istočasno bo, v primeru obkljukane izbire Pošlji obvestilo na dogodku, prejel tudi elektronsko vabilo v svoj e-poštni nabiralnik.

Lahko boste imeli dogodke, na katere želite povabiti več kot eno kontaktno osebo. Na dogodek lahko povabite osebe, ki so že v vnešene v sistemu, v „imeniku“ kontaktnih oseb. To naredite s klikom na Izberi kontakt, kot je prikazan na zgornji sliki. V primeru obkljukane izbire Pošlji obvestilo na dogodku, bodo kontaktne osebe prejele tudi elektronsko vabilo v svoj e-poštni nabiralnik.

Preverjanje odločitve V primeru, da obkljukate izbiro Pošlji obvestilo, vas bo sistem ob shranjevanju dogodka oz. ob dodajanju dodatnih uporabnikov ali kontaktnih oseb vprašal komu vse želite poslati obvestilo o dogodku. Prikazalo se vam bo naslednje okno:

Tukaj lahko svojo izbiro ponovno potrdite in se odločite ali želite, da orodje pošlje vabilo samo internim uporabnikom (Interni uporabniki) ali VSEM, ki so dodani na ta dogodek (internim uporabnikom kot zunanjim kontaktnim osebam).

Obvestilo bodo prejemniki dobili po e-pošti, takoj ko boste dogodek shranili. Obvestilo bo v obliki elektronskega vabila (iCal), kar omogoča, da si vabilo na dogodek lahko takoj shranijo v svoj Outlook ali drug koledarski sistem. Obvestilo bo vsebovalo tudi besedilo, ki ste ga vnesli v polje Opis na dogodku. Poleg tega vam bo sistem omogočal tudi dodatni komentar med pošiljanjem obvestila.

Tukaj si lahko preberete o dilemi kateri koledar uporabljati po uvedbi CRM sistema kot je Produs informacijsko orodje.