Stara različica tega dokumenta!

Naloge in dogodki

Do seznama nalog in dogodkov lahko dostopate na dva načina:

Naloge in dogodki so po navadi aktivnosti, ki jih imate vpisane v vašem delovnem koledarju. To so sestanki, klici ali naloge, ki se pojavijo ob kontaktu s strankami ali pri vašem poslu na sploh.

Naloge in dogodki imajo časovne zaznamke, ki olajšajo planiranje aktivnosti. Poleg tega lahko dopišete dodatne informacije o dogodku, spremljate status izvajanja nalog in vabite sodelujoče.

V vašem koledarju bodo zabeleženi vsi klici in sestanki. Naloge se v koledar ne vpisujejo.
Zapisi nalog in dogodkov ne služijo zgolj planiranju teh aktivnosti, temveč tudi zapisovanju njihovih zaključkov. Zapisani zaključki vam bodo v veliko korist pri pregledovanju preteklih aktivnosti pri določeni stranki.
Razlika med nalogo in dogodkom je, da ima dogodek planirano aktivnost ob točno določeni uri in predviden čas trajanja. Za nalogo pa je značilno, da jo je potrebno opraviti do določenega roka, vendar še ni določeno kdaj.

Sprememba naloge v dogodek in obratno

Naloge in dogodki so med seboj prepleteni in včasih je težko potegniti ločnico, saj se prelivajo iz enega v drugega. Pri planiranju aktivnosti je tako velikokrat potrebno pretvoriti naloge v dogodke. Zato se na nalogi in dogodku nahaja gumb, ki lahko spremeni nalogo v dogodek in obratno. Na ta način je planiranje aktivnosti lažje in hitrejše.

S klikom na gumb Spremeni nalogo v dogodek se odpre Dogodek, ki že vsebuje pisno vsebino naloge. Dogodek je potrebno še dopolniti z manjkajočimi podatki in ga shraniti. Ob pretvorbi naloge v dogodek, se naloga izbriše in jo nadomesti dogodek.

PRIMER: Imam odprto nalogo, da se moram v roku enega tedna dogovoriti za sestanek. Torej dogovoriti točen dan in uro sestanka z ostalimi udeleženci. Ko to uspem, nalogo spremenim v dogodek, izberem pravilni datum in uro planiranega sestanka, ki se mi bo tudi zabeležil v koledarju.

Sosledje aktivnosti

Ko zaključite nalogo ali dogodek, se vam bo po kliku na gumb Shrani prikazalo novo okno.

Izberete lahko vrsto aktivnosti, ki sledi ali pritisnite na gumb Ne.

Naloge

Produs IO vam omogoča planiranje nalog. Za nalogo je vedno zadolžen uporabnik sistema ali uporabniška skupina. Z zamenjavo zadolženega lahko naloge dodelite drugemu uporabniku.

Če želite ustvariti novo nalogo, kliknite na Nova naloga na področju za vnos. Odprla se vam bo nova stran, kot je prikazana na spodnji sliki.

Na novi strani lahko vnesete želene podatke. Bodite pozorni na obvezna polja.

  • Zadeva:

Vpišite jasno naziv/zadevo naloge.

  • Zadolžen:

Produs IO za zadolženega samodejno izbere tistega, ki nalogo ustvari. Tukaj lahko izberete tudi drugega uporabnika ali skupino. Naloga se bo tako prikazala v njegovem pregledu odprtih aktivnosti.

  • V zvezi, s katero stranko in kontaktno osebo?

Dogodek lahko navežete na obstoječe stranke in kontaktne osebe. Tukaj neposredni vnosi niso možni. Izbirate lahko med podatki, ki ste jih predhodno že vnesli v sistem. Izberete jih s klikom na rumeno ikono za mapo, ki se nahaja v isti vrstici. Dogodek se vam bo zabeležil tudi na izbrani stranki oziroma kontaktni osebi.

Če imate izbrano stranko ali posel s samo eno kontaktno osebo, se bo ta samodejno prenesla v polje za izbiro kontaktne osebe. V primeru, da je kontaktnih oseb pri izbrani stranki oz. poslu več, se vam bodo ob kliku na mapo izpisale samo kontaktne osebe pri tej stranki oz. na poslu.
  • Pošlji obvestilo:

Če polje odkljukate, se pošilja obvestilo: - zadolženemu o novi nalogi - zadolženemu o spremembi naloge - originatorju o zaključku naloge - staremu in novemu zadolženemu o spremembi zadolženca

  • Vrsta periode:

Omogočeni so ponavljajoče naloge. Na zapisu naloge izberete periodo ponavljanja (vsak teden, dva tedna, mesec, dva meseca, …). Ko se trenutna naloga, ki ima nastavljeno periodo opravi, vam orodje takoj ponudi obrazec za vnos naslednje naloge z že nastavljenim datumom.

Na seznamih odprtih nalog je prikazana samo prva v vrsti ponavljajočih nalog.

Ko zaključite z vnosom, kliknite na gumb Shrani.

Če želite ustvariti podobno nalogo, si lahko pomagate s klikom na gumb Shrani in nova. Odprl se vam bo nov obrazec z enako zadevo kot je bila prejšnja. Tako vam ni potrebno ponovno vpisovati vseh podatkov za nalogo.

Dogodki: klici, sestanki, e-pošta, dopis, fax, drugo

Dogodke lahko v Produs IO zabeležite na 3 različne načine.

1. Vnos neposredno na poslu

Poiščete posel ali drug zapis, na katerega se navezuje dogodek in ga odprete. Prikaže se vam detajlni pogled zapisa, kot je prikazano na spodnji sliki. Pod zapisom se nahaja gumb Nov dogodek.

Svetujemo, da uporabite ta način vnosa, saj se vam bodo v obrazcu za vnos dogodka že samodejno vnesli podatki o poslu.

2. Vnos z gumbom "Nov dogodek"

Drugi način vnosa dogodka je s klikom na gumb Nov dogodek, ki se nahaja na področju za vnos. Odprla se vam bo nova stran, kjer boste lahko vpisali nov dogodek. Izgled obrazca lahko vidite v nadaljevanju. Razlika od prejšnjega načina je v tem, da se vam v tem primeru ne bodo izpisali podatki o stranki samodejno, temveč jih boste morali vpisati sami. Kako to naredite, si lahko preberete v nadaljevanju.

3. Vnos neposredno v koledarju

Tretji način je vnos dogodka neposredno v koledarju. Več o tem si lahko preberete v poglavju Koledar.

Vnos dogodka

Ne glede na to, kateri način izberete, vedno se vam bo odprla nova stran za vnos dogodka, kot je prikazan na spodnji sliki.

V zgoraj prikazani obrazec lahko vnesete želene podatke. Obvezna polja so označena z zvezdico in jih je potrebno izpolniti, če želite vnos shraniti.

  • Zadeva:

Tukaj vnesete naziv dogodka.

  • Zadolžen:

Produs IO kot zadolženega določi tistega, ki dogodek vnese. Tukaj lahko iz seznama uporabnikov izberete zadolženega za ta dogodek. Po shranjevanju bo dogodek vpisan v koledarju in na vstopni strani zadolženega.

  • V zvezi s katero stranko in kontaktno osebo?

Dogodek lahko navežete na obstoječe stranke in kontaktne osebe. Tukaj neposredni vnosi niso možni. Izbirate lahko med podatki, ki ste jih predhodno že vnesli v sistem. Izberete jih s klikom na rumeno ikono za mapo, ki se nahaja v isti vrstici. Dogodek se vam bo zabeležil tudi na izbrani stranki oziroma kontaktni osebi.

  • Vrsta dogodka:

Izberite vrsto dogodka, ali gre za klic, sestanek, e-pošto, dopis, fax ali drugo.

V koledarju bodo vidni dogodki, ki imajo kot vrsto izbrano klic, sestanek ali drugo (koledar).
  • Vrsta periode:

Omogočeni so ponavljajoči dogodki. Na zapisu dogodka izberete periodo ponavljanja (vsak teden, dva tedna, mesec, dva meseca, …). Ko se trenutni dogodek, ki ima nastavljeno periodo opravi, vam orodje takoj ponudi obrazec za vnos naslednjega dogodka z že nastavljenim datumom.

V koledarju in na seznamih odprtih dogodkov je prikazan samo prvi v vrsti ponavljajočih dogodkov.
  • Pošlji obvestilo:

Če polja ne odkljukate, bo obvestilo prejel zadolženi za dogodek. Če polje odkljukate, vas bo sistem vprašal komu vse želite poslati obvestilo o dogodku. Prikazalo se vam bo naslednje okno:

Obvestilo bodo prejeli po e-pošti, takoj ko boste dogodek shranili. Udeležence lahko tako obvestite o nastali spremembi.

Orodje ponuja možnost, da samodejno prejemate vsa obvestila o vseh dogodkih in njihovih spremembah v orodju. Če vas zanima kaj več, nas pokličite na 01 510 15 30 begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting begin_of_the_skype_highlighting              01 510 15 30      end_of_the_skype_highlighting.
  • Pošlji opomnik:

Produs IO vas lahko o prihajajočem dogodku obvesti po e-pošti. Tukaj lahko nastavite takšno obvestilo. Obvestilo bo samodejno prejel zadolženi, izbrana kontaktna oseba ter vsi povabljeni.

Če želimo, da se opomnik razpošlje, moramo imeti izbran status dogodka „Planiran“
  • Opis:

Tukaj vnesete dodatne informacije o dogodku.

Vsebina tega polja bo vidna vsem povabljenim na dogodek, če ste poprej odkljukali Pošlji obvestilo.

S klikom na gumb Shrani shranite vnos.

Če želite ustvariti podoben dogodek, si lahko pomagate s klikom na gumb Shrani in nova. Odprl se vam bo nov dogodek z enako zadevo kot je bila prejšnja. Tako vam ni potrebno ponovno vpisovati vseh podatkov za dogodek.

Povabila na dogodek

Povabilo na dogodek vedno prejema zadolženi za dogodek. Če odkljukate izbiro Pošlji obvestilo potem bo povabilo prejela tudi izbrana kontaktna oseba. Spodaj je prikazan podrobni pogled na dogodek, na katerega lahko povabite še ostale uporabnike ali še dodatne kontaktne osebe.

Če želite povabiti novega uporabnika, kliknite na Izberi uporabnika kot je prikazano na zgornji sliki. Uporabnika izberete iz seznama uporabnikov. Po izbiri novega uporabnika bo sistem samodejno prikazal dogodek v njegovem seznamu odprtih nalog in dogodkov.

Lahko boste imeli dogodke, na katere želite povabiti več kot eno kontaktno osebo. Na dogodek lahko povabite osebe, ki so že v vnešene v sistem. To naredite s klikom na Izberi kontakt kot je prikazan na zgornji sliki. Kontaktno osebo boste lahko izbrali iz seznama kontaktnih oseb.

  • si/slobase/manual/c_modules/f_eventstasks.1281634020.txt.gz
  • Zadnja sprememba: dd/mm/Y H:i
  • uporabnika tcetkovic