Orodja za uvoz podatkov omogočajo vnos že obstoječih seznamov kontaktov v Produs IO. Tako lahko orodje hitro napolnite s podatki, ki jih pri delu potrebujete, in takoj začnete uporabljati storitev.

V predelku Uvoz bomo razložili, kako si lahko podatke v sistem uvozite. Razložili vam bomo tudi, kako je potrebno podatke pripraviti, da bo postopek uvoza potekal gladko in hitro.

Če se vam kasneje pojavi potreba po izvozu podatkov iz sistema, lahko to naredite s pomočjo orodja za izvoz. Več o izvozu si lahko preberete v predelku Izvoz.

Orodja za uvoz in izvoz se nahajajo vedno na dnu strani kot lahko vidite na spodnji sliki.

Produs IO deluje kot mreža zapisov med katerimi lahko prosto skačemo; iz kontaktne osebe na stranko, iz stranke na nalogo, iz dogodkov na kontaktne osebe, …

Zato želimo, da že pri uvozu podatkov nastavimo takšno mrežo strank in kontaktnih oseb. Tako je dobro, da uvozimo kontatke osebe s podatki o njihovih strankah. Z uvozom kontaktov se bodo istočasno ustvarili tudi zapisi o strankah.

V uvodu smo omenili, da je za enostaven uvoz podatkov v sistem potrebno poprej pripraviti podatke, ki jih želimo vnesti. V nadaljevanju si lahko preberete, kako lahko podatke izvozite iz programov, ki ste jih do zdaj uporabljali, in v kakšnem formatu morajo biti podatki, da bodo primerni za uvoz.

Produs IO za uvoz podatkov potrebuje datoteko v CSV ali v XLS formatu. CSV (Comma separated value) format se pogosto uporablja za izmenjavo podatkov med različnimi aplikacijami. Format Excel datoteke je postal standard tudi na ne Mikrosoftovskih platformah. Excel je aplikacija, ki proizvaja in uporablja CSV formate. Na žalost ste tako odvisni od različice Excela, ki jo imate.

Datoteke za uvoz morajo biti pripravljene po naslednjih pravilih:

• Vsi zapisi morajo vsebovati podatke za obvezna polja, kot sta priimek pri kontaktni osebi in naziv podjetja pri stranki. V primeru, da vam kateri od teh podatkov ni znan vpišite „?“
• Prva vrstica v vaši datoteki naj vsebuje imena stolpcev, saj boste tako lažje naredili povezavo med podatki v datoteki in polji v Produs IO.
• Naj obstaja ena kolona v dokumentu za eno polje v Produs IO. Katera polja boste „napolnili“ je odvisno od tega, katere podatke že vodite in katere potrebujete pri svojem delu. (Npr. kontaktna oseba naj bo ločena na ime in priimek. Naslov naj ima v eni koloni združeno ulico in hišno številko, kraj in poštna številka naj sta v ločenih kolonah ipd.) Kako se podatki razvrščajo po kolonah si lahko preberete v poglavju priprava podatkov.

1. Primer Kontaktna oseba naj bo ločena na ime in priimek.

2. Primer Kraj in poštna številka naj sta v ločenih kolonah

Razbijanje vsebine v več celic

To naredimo v Microsoft Excelu s pomočjo formule.

• Poskrbite, da imate v datoteki na desni strani dovolj prostih kolon, da vam ne bi prepisalo že obstoječih potrebnih podatkov. Če bi pripravljali podatke iz prvega primera (glej zgoraj) bi potrebovali eno dodatno kolono.
• Izberite celico ali celotno kolono, katere vsebino želite razdeliti
• Iz menija izberite Podatki (Data) in Besedilo v stolpce (Text to Columns).
• Odprl se vam bo čarovnik. V prvem koraku pritisnite Naprej (Next).
• V drugem koraku izberite Presledek (Space) kot razmejevalec in pritisnite Naprej (Next) in Dokončaj (Finish).

3. Primer Ulica in hišna številka naj sta združeni v eni koloni.

Združevanje vsebin iz večih celic v eno.

To naredimo v Microsoft Excelu s pomočjo formule.

• Pripravite novo kolono, kamor želite vpisati združene podatke.
• Izberite prvo celico pod nazivom kolone, kamor želite združiti združiti podatke
• V celico vtipkajte =(
• Izberite prvo celico, ki vsebuje besedilo, ki ga želite združiti in vtipkajte &„ “& (med narekovajema se nahaja presledek) in nato izberite drugo celico, ki vsebuje besedilo, ki ga želite združiti
• Za zaključek vtipkajte )
• Rezultat lahko vidite s pritiskom na gumb ENTER na tipkovnici.
• Označite prvo celico in jo razpotegnite do konca kolone, kjer želite združiti podatke.
• Desno ob novo nastali koloni naredite novo kolono.
• Označite celo kolono z novimi podatki za kopiranje.
• V novo, prazno kolono posebno prilepite podatke, tako da izberete Vrednost (Value).
• Novo kolono z vrednostmi poimenujte, prejšnjo (s formulami) pa izbrišite.

Pri privzeti (default) instalaciji Outlooka orodje za izvoz podatkov (Export utility) ni nameščen. Potrebno ga je dodatno namestiti. To naredite tako, da s pomočjo instalacijskega CD-ja namestite še dodatna orodja (Optional tools). Po namestitvi „Export utility“-ja lahko naredite izvoz kontaktov v CSV.

• V programu možnost za izvoz najdete na Datoteka/Uvoz in izvoz (File/Import and Export).
• Izberite izvoz v datoteko in CSV (format Comma Separated Values) za Windowse,
• podatke shranite na svoj računalnik.

V programu Outlook Express lahko pripravite izvoz kar v CSV formatu.

• Možnost za izvoz najdete na Datoteka/Izvoz/Imenik … (File/Export/Address Book …).
• Izberite možnost izvoza „Text File (Comma Separted Values)“,
• podatke shranite na svoj računalnik.

Če za vodenje kontaktov uporabljate Lotus Notes, lahko pripravite izvoz v CSV ali XLS formatu.

• Odprite nov Microsoft Excelov dokument,
• v Lotus Notes bazi kontaktov označite vse kontakte,
• izberite možnost Uredi/Kopiraj v tabelo (Edit/Copy selected as Table).
• Vrnite se v Excelov dokument,
• naredite „prilepi“ (Paste).
• Prenesli se vam bodo vsi kontakti,
• nov dokument shranite v XLS formatu.

Če vaša elektronska pošta ne omogoča izvoza kontaktov, si lahko pomagate na sledeči način:

• označite vaše kontakte na seznamu, tako, da jih počrnite,
• na tipkovnici izberite „Ctrl+C“, ali z desnim klikom na miški Kopiraj (Copy).
• odprite preprosto Beležnico (Notepad),
• prilepite kontakte s „Ctrl+V“, ali z desnim klikom na miški Prilepi (Paste),
• Dokument shranite v TXT formatu.
• Odprite MS Excel,
• Izberite možnost Odpri (Open) in poiščite shranjen dokument v TXT formatu.
• Odprl se vam bo čarovnik za uvoz podatkov, ki ima 3 korake.
• V prvem koraku pustite izbrano možnost Razmejeno (Delimited) in kliknite Naprej (Next)„.
• V drugem koraku izberite Ločila (Delimiters) in sicer tabulator (Tab), podpičje (Semicolon), vejica (Comma).
• Nadaljujte z Naprej (Next),
• nov dokument shranite v CSV ali XLS formatu.

Na primeru kontaktov bomo razložili uvoz podatkov.

S klikom na povezavo Uvozi Kontakte, ki se nahaja med orodji, se vam bo odprla nova stran, ki je prikazana na spodnji sliki.

Slika: Uvoz 1.korak

Tu lahko izbirate med različnimi možnostmi vira podatkov. Odvisno je od tega, od kod želite izvoziti podatke, če jih še niste. Če imate podatke že pripravljene, iz prikazanega seznama izberite vir „Prilagojeni“. Več o pripravi datoteke za uvoz si lahko preberete v poglavju Izvoz obstoječih seznamov za uvoz v Produs IO.

S prvim korakom zaključite tako, da pritisnete na Naprej.

Pri naslednjem koraku se vam bo odprla nova stran, kot je prikazana na spodnji sliki.

Slika: Uvoz 2.korak

Ko imate pripravljeno primerno datoteko jo lahko uvozite. Več o pripravi datoteke za uvoz si lahko preberete v poglavju Izvoz obstoječih seznamov za uvoz v Produs IO.

• Kliknite na Browse ter jo izberite iz svojega računalnika,
• označite, da ima opisno vrstico, kot je prikazano na sliki zgoraj,
• kliknite na Naprej za nalaganje datoteke.

Odprlo se vam bo novo okno, ki je vidno na spodnji sliki. V njem morate povezati podatke iz vaše obstoječe datoteke z ustreznimi polji na Produs IO obrazcu. Vseh podatkov vam ni potrebno povezati, če jih ne potrebujete, pazite le, da povežete obvezne podatke v obvezna polja označena z zvezdico. Na sliki vidite primer povezav polj.

Slika: Uvoz 3.korak

Ko ste vsa želena polja povezali, kliknite na Uvozi. Sedaj se bodo podatki prenesli v Produs IO. Po končanem nalaganju, se vam bo odprla nova stran, kjer lahko preverite pravilnost uvoza, kot prikazano na spodnji sliki.

Slika: Uvoz 4. korak

Tako lahko pregledate uvoz, z njim zaključite ali ga razveljavite.

Obstajata dva izvoza. Prvi omogoča izvoz vseh podatkov iz modula na katerem se nahajate. Drugi pa omogoča izvoz podatkov iz določenega pregleda in sicer iz tistega, ki ga imate trenutno izbranega. Več o pregledih si lahko preberete v poglavju Delo s pregledi.

Tako lahko izbirate med dvema povezavama: Izvozi vse … in Izvozi pregled, ki ju najdete med orodji na koncu seznama. Odprlo se vam bo okno za izvoz podatkov, na katerem lahko izbirate med shranjevanjem Shrani (Save) izvoženih podatkov na vaš računalnik ali samo med pogledom Odpri (Open) v podatke.

Če kliknete Shrani, se vam bodo na vaš računalnik prenesli vsi podatki. Izvoženi podatki bodo v .csv formatu.