Stara različica tega dokumenta!
Uvoz in izvoz podatkov
Uvoz omogoča vnos že obstoječih seznamov kontaktov v Množične dogodke.
Podatke je za uvoz potrebno tudi ustrezno pripraviti, da bo postopek uvoza potekal gladko in hitro. O tem si lahko preberete v nadaljevanju.
Iz Množičnih dogokov lahko podatke tudi izvozite. Več o tem si lahko preberete v poglavju Izvoz.
Možnoti za uvoz in izvoz podatkov se nahajajo vedno pod seznamom zapisov znotraj modula.
Uvoz
Množični podatki za uvoz podatkov potrebuje datoteko v .csv formatu. CSV (Comma separated value) format se pogosto uporablja za izmenjavo podatkov med različnimi aplikacijami.
Datoteke za uvoz morajo biti pripravljene po naslednjih pravilih:
- Vsi zapisi morajo vsebovati podatke za obvezna polja, kot je priimek pri udeležencu. V primeru, da vam ta podatek ni znan vpišite „???“ in ga kasneje nadomestite s pravim podatkom.
- Prva vrstica v vaši datoteki naj vsebuje imena stolpcev, saj boste tako lažje naredili povezavo (mapirali) med podatki v datoteki in polji v Množičnih dogodkih.
- Naj obstaja ena kolona v dokumentu za eno polje v Množičnih dogodkih. (Npr. udeleženec naj ima ime in priimek napisan ločenih kolonah. Naslov naj ima v eni koloni združeno ulico in hišno številko, kraj in poštna številka naj sta v ločenih kolonah ipd.) Kako se podatki razvrščajo po kolonah si lahko preberete v poglavju priprava podatkov.
- Datumska polja morajo biti v datoteki zapisana kot text 'dd/mm/yyyy
Priprava podatkov
Razbijanje vsebine v več celic
Primer: Kontaktna oseba naj bo ločena na ime in priimek.
| Kontaktna oseba | Ime | Priimek |
|---|---|---|
| Miha Mihec | Miha | Mihec |
To naredimo v Microsoft Excelu s pomočjo formule.
- Poskrbite, da imate v datoteki na desni strani dovolj prostih kolon, da vam ne bi prepisalo že obstoječih potrebnih podatkov. Če bi pripravljali podatke iz prvega primera (glej zgoraj) bi potrebovali eno dodatno kolono.
- Izberite celico ali celotno kolono, katere vsebino želite razdeliti
- Iz menija izberite Podatki (Data) in Besedilo v stolpce (Text to Columns).
- Odprl se vam bo čarovnik v katerem izberite Presledek (Space) kot razmejevalec in pritisnite Naprej (Next) in Dokončaj (Finish).
Združevanje vsebin iz večih celic v eno.
Primer: Ulica in hišna številka naj sta združeni v eni koloni.
| Ulica | Hišna številka | Ulica s številko |
|---|---|---|
| Leskoškova c. | 9e | Leskoškova c. 9e |
To naredimo s pomočjo formule. (Spodaj je navodilo za MS Excel)
- Pripravite novo kolono, kamor želite vpisati združene podatke.
- Izberite prvo celico pod nazivom kolone, kamor želite združiti združiti podatke
- V celico vtipkajte =(
- Izberite prvo celico, ki vsebuje besedilo, ki ga želite združiti in vtipkajte &„ “& (med narekovajema se nahaja presledek) in nato izberite drugo celico, ki vsebuje besedilo, ki ga želite združiti
- Za zaključek vtipkajte )
- Rezultat lahko vidite s pritiskom na gumb ENTER na tipkovnici.
- Označite prvo celico in jo razpotegnite do konca kolone, kjer želite združiti podatke.
- Desno ob novo nastali koloni naredite novo kolono.
- Označite celo kolono z novimi podatki za kopiranje.
- V novo, prazno kolono posebno prilepite podatke, tako da izberete Vrednost (Value).
- Novo kolono z vrednostmi poimenujte, prejšnjo (s formulami) pa izbrišite.
Postopek uvoza
Na primeru Udeležencev bomo razložili uvoz podatkov.
S klikom na povezavo Uvozi Udeležence, se vam bo odprla nova stran, ki je prikazana na spodnji sliki.
Slika: Uvoz 1.korak
Sistem že samodejno ponudi vrsto vira podatkov. Nadaljujete z gumbom Naprej.
Pri naslednjem koraku se vam bo odprla nova stran, kot je prikazana na spodnji sliki.
Slika: Uvoz 2.korak
Ko imate pripravljeno primerno datoteko, jo lahko uvozite. Več o pripravi datoteke za uvoz si lahko preberete v poglavju Priprava podatkov.
- Kliknite na Choose file ter izberite .CSV datoteko iz svojega računalnika,
- označite, da ima opisno vrstico, kot je prikazano na sliki zgoraj,
- kliknite na Naprej za nalaganje datoteke.
Slika: Uvoz 3.korak
V tem koraku morate povezati podatke iz vaše datoteke (prikazani v koloni 3 in 3) z ustreznimi polji v Množičnih dogodkih, ki so na razpolago v koloni 1.
Ko ste vsa želena polja povezali, kliknite na Uvozi. Sedaj se bodo podatki prenesli v Množične dogodke.
Izvoz in Arhiviranje
Obstajata izvoz in arhiviranje podatkov o udeležencih. Prvi omogoča izvoz vseh podatkov udeležencev v .csv datoteko. Arhiviranje pa poleg .csv datoteke izvozi tudi vse priponke, ki so bile shranjene na udeležencih. Sitem pripravi .rar datoteko z vsemi izvoženimi dokumenti.
