Kdaj pišem naloge in kdaj pošiljam obvestilo?

V praksi so zapisi nalog pogostejši od pošiljanja obvestil. Obvestila pošiljamo, ko želimo sodelavca na kaj spomniti ali ga na hitro vprašati. Takoj, ko je vsebina pomembnejša, jo je treba drugače zapisati v PIO - ali kot nov dogodek, nalogo ali kot opis na poslu, stranki, … Naloge imajo možnost določanja zadolženega in spremljanje njihovega izvajanja, česar obvestila nimajo. Obvestila bolj delujejo kot hitri opomniki in nimajo dolgoročne vrednosti.