Naloge in dogodki

Do seznama nalog in dogodkov lahko dostopate na dva načina:

• preko seznama „Moje naloge in dogodki“ na vstopni strani ali
• s pomočjo „Ključnih kazalnikov“ z vstopne strani.

Naloge in dogodki so po navadi aktivnosti, ki jih imate vpisane v vašem delovnem koledarju. To so sestanki, klici ali naloge, ki se pojavijo ob kontaktu s strankami ali pri vašem poslu na sploh.

Naloge in dogodki imajo časovne zaznamke, ki olajšajo planiranje aktivnosti. Poleg tega lahko dopišete dodatne informacije o dogodku, spremljate status izvajanja nalog in vabite sodelujoče.

Ko zaključite nalogo ali dogodek, se vam bo po kliku na gumb Shrani prikazalo novo okno.

Izberete lahko vrsto aktivnosti, ki sledi ali pritisnite na gumb Ne.

Sistem Kontakti.si vam omogoča planiranje nalog. Za nalogo je vedno zadolžen uporabnik sistema ali uporabniška skupina. Z zamenjavo zadolženega lahko naloge dodelite drugemu uporabniku.

Če želite ustvariti novo nalogo, kliknite na Nova naloga na področju za vnos. Odprla se vam bo nova stran, kot je prikazana na spodnji sliki.

Na novi strani lahko vnesete želene podatke. Bodite pozorni na obvezna polja.

• Zadeva:

Vpišite jasno naziv/zadevo naloge.

• Zadolžen:

Kontakti.si za zadolženega samodejno izbere tistega, ki nalogo ustvari. Tukaj lahko izberete tudi drugega uporabnika ali skupino. Naloga se bo tako prikazala v njegovem pregledu odprtih aktivnosti.

• V zvezi s katero stranko in kontaktno osebo?

Dogodek lahko navežete na obstoječe stranke in kontaktne osebe. Tukaj neposredni vnosi niso možni. Izbirate lahko med podatki, ki ste jih predhodno že vnesli v sistem. Izberete jih s klikom na rumeno ikono za mapo, ki se nahaja v isti vrstici. Dogodek se vam bo zabeležil tudi na izbrani stranki oziroma kontaktni osebi.

• Pošlji obvestilo:

Če polje odkljukate, se pošilja obvestilo: - zadolženemu o novi nalogi - zadolženemu o spremembi naloge - originatorju o zaključku naloge - staremu in novemu zadolženemu o spremembi zadolženca

Ko zaključite z vnosom, kliknite na gumb Shrani.

Dogodke lahko v sistemu Kontakti.si zabeležite na 3 različne načine.

1. Vnos neposredno na stranki

Poiščete stranko ali kontaktno osebo, na katero se navezuje dogodek in jo odprete. Prikaže se vam detajlni pogled podatkov o stranki, kot je prikazano na spodnji sliki.

2. Vnos z gumbom "Nov dogodek"

Drugi način vnosa dogodka je s klikom na gumb Nov dogodek, ki se nahaja na področju za vnos. Odprla se vam bo nova stran, kjer boste lahko vpisali nov dogodek. Izgled obrazca lahko vidite v nadaljevanju. Razlika od prejšnjega načina je v tem, da se vam v tem primeru ne bodo izpisali podatki o stranki samodejno, temveč jih boste morali vpisati sami. Kako to naredite, si lahko preberete v nadaljevanju.

3. Vnos neposredno v koledarju

Tretji način je vnos dogodka neposredno v koledarju. Več o tem si lahko preberete v poglavju Koledar.

Ne glede na to kateri način izberete, vedno se vam bo odprla nova stran za vnos dogodka, kot je prikazan na spodnji sliki.

V zgoraj prikazani obrazec lahko vnesete želene podatke. Obvezna polja so označena z zvezdico in jih je potrebno izpolniti, če želite vnos shraniti.

• Zadeva:

Tukaj vnesete naziv dogodka.

• Zadolžen:

Kontakti.si kot zadolženega določi tistega, ki dogodek vnese. Tukaj lahko iz seznama uporabnikov izberete zadolženega za ta dogodek. Po shranjevanju bo dogodek vpisan v koledarju in na vstopni strani zadolženega.

• V zvezi s katero stranko in kontaktno osebo?

Dogodek lahko navežete na obstoječe stranke in kontaktne osebe. Tukaj neposredni vnosi niso možni. Izbirate lahko med podatki, ki ste jih predhodno že vnesli v sistem. Izberete jih s klikom na rumeno ikono za mapo, ki se nahaja v isti vrstici. Dogodek se vam bo zabeležil tudi na izbrani stranki oziroma kontaktni osebi.

• Vrsta aktivnosti:

Izberite vrsto dogodka, ali gre za klic ali sestanek.

• Pošlji obvestilo:

Če polja ne odkljukate, bo obvestilo prejel zadolženi za dogodek.

Če boste izbrali možnost pošiljanja obvestil udeležencem, vam bo sistem, ob spremembi vsebine dogodka, odprl naslednje okno:

Udeležence lahko tako obvestite o nastali spremembi.

• Pošlji opomnik:

Kontakti.si vas lahko o prihajajočem dogodku obvesti po e-pošti. Tukaj lahko nastavite takšno obvestilo. Obvestilo bo samodejno prejel zadolženi, izbrana kontaktna oseba ter vsi povabljeni.

• Opis:

Tukaj vnesete dodatne informacije o dogodku.

S klikom na gumb Shrani shranite vnos.

Povabilo na dogodek vedno prejema zadolženi za dogodek. Če odkljukate izbiro Pošlji obvestilo potem bo povabilo prejela tudi izbrana kontaktna oseba. Spodaj je prikazan podrobni pogled na dogodek, na katerega lahko povabite še ostale uporabnike ali še dodatne kontaktne osebe.

Če želite povabiti novega uporabnika, kliknite na Izberi uporabnika kot je prikazano na zgornji sliki. Uporabnika izberete iz seznama uporabnikov. Po izbiri novega uporabnika bo sistem samodejno prikazal dogodek v njegovem seznamu odprtih nalog in dogodkov.

Lahko boste imeli dogodke na katere želite povabiti več kot eno kontaktno osebo. Na dogodek lahko povabite osebe, ki so že v vnešene v sistem. To naredite s klikom na Izberi kontakt kot je prikazan na zgornji sliki. Kontaktno osebo boste lahko izbrali iz seznama kontaktnih oseb.