Kazalo

Naloge in dogodki

Do seznama nalog in dogodkov lahko dostopate na dva načina:

Naloge in dogodki so po navadi aktivnosti, ki jih imate vpisane v vašem delovnem koledarju. To so sestanki, klici ali naloge, ki se pojavijo ob kontaktu s strankami ali pri vašem poslu na sploh.

Naloge in dogodki imajo časovne zaznamke, ki olajšajo planiranje aktivnosti. Poleg tega lahko dopišete dodatne informacije o dogodku, spremljate status izvajanja nalog in vabite sodelujoče.

V vašem koledarju bodo zabeleženi vsi klici in sestanki. Naloge se v koledar ne vpisujejo.
Zapisi nalog in dogodkov ne služijo zgolj planiranju teh aktivnosti, temveč tudi zapisovanju njihovih zaključkov. Zapisani zaključki vam bodo v veliko korist pri pregledovanju preteklih aktivnosti pri določeni stranki.
Razlika med nalogo in dogodkom je, da ima dogodek planirano aktivnost ob točno določeni uri in predviden čas trajanja. Za nalogo pa je značilno, da jo je potrebno opraviti do določenega roka, vendar še ni določeno kdaj.

Kopiranje naloge v dogodek

Kot smo že povedali so naloge namenjene aktivnostim, ki imajo nek rok ni pa točno definirano kdaj bomo na njih delali in kolikšno je njihovo trajanje.

Po drugi strani imajo dogodki (klici, sestanki) točno določene termine in njihovo trajanje. Včasih se nam zgodi, da si splaniramo nalogo z nekim rokom za katero pa nam na tisti dan zmanjka časa, da jo izvedemo zaradi drugih, že planiranih, dogodkov.

Zato ima orodje na razpolago funkcijo Skopiraj v dogodek. Ta nam omogoča, da:

  1. si zamejimo čas v koledarju za izvedbo te naloge
  2. da paralelno vodimo odprto nalogo, v primeru, da se nam izvedba dogodka izjalovi. Namreč, če bi jo samo pretvorili v dogodek in dogodka ne opravili, bi na to nalogo lahko pozabili.

S klikom na gumb Skopiraj v dogodek se odpre Dogodek, ki že vsebuje pisno vsebino naloge. Dogodek je potrebno še dopolniti z manjkajočimi podatki in ga shraniti. Ob kopiranju naloge v dogodek, se naloga ne izbriše in obstaja paralelno z dogodkom.

PRIMER: Imam odprto nalogo, da pripravim poročilo za ponedeljkov sestanek, ki je dogovorjen ob 10 uri. Torej moram poročilo pripraviti pred ponedeljkom. Vzelo mi bo 2 uri časa. Tako si moram v tem tednu splanirati dogodek v trajanju dveh ur, da bo poročilo pripravljeno pravočasno.

Sosledje aktivnosti

Ko zaključite nalogo ali dogodek, se vam bo po kliku na gumb Shrani prikazalo novo okno.

Izberete lahko vrsto aktivnosti, ki sledi ali pritisnite na gumb Ne.

Naloge

Produs IO vam omogoča planiranje nalog. Za nalogo je vedno zadolžen uporabnik sistema ali uporabniška skupina. Z zamenjavo zadolženega lahko naloge dodelite drugemu uporabniku.

Če želite ustvariti novo nalogo, kliknite na Nova naloga na področju za vnos. Odprla se vam bo nova stran, kot je prikazana na spodnji sliki.

Na novi strani lahko vnesete želene podatke. Bodite pozorni na obvezna polja.

Vpišite jasno naziv/zadevo naloge.

Produs IO za zadolženega samodejno izbere tistega, ki nalogo ustvari. Tukaj lahko izberete tudi drugega uporabnika ali skupino. Naloga se bo tako prikazala v njegovem pregledu odprtih aktivnosti.

Dogodek lahko navežete na obstoječe stranke in kontaktne osebe. Tukaj neposredni vnosi niso možni. Izbirate lahko med podatki, ki ste jih predhodno že vnesli v sistem. Izberete jih s klikom na rumeno ikono za mapo, ki se nahaja v isti vrstici. Dogodek se vam bo zabeležil tudi na izbrani stranki oziroma kontaktni osebi.

Če imate izbrano stranko ali posel s samo eno kontaktno osebo, se bo ta samodejno prenesla v polje za izbiro kontaktne osebe. V primeru, da je kontaktnih oseb pri izbrani stranki oz. poslu več, se vam bodo ob kliku na mapo izpisale samo kontaktne osebe pri tej stranki oz. na poslu.

Če polje odkljukate, se pošilja obvestilo: - zadolženemu o novi nalogi - zadolženemu o spremembi naloge - originatorju o zaključku naloge - staremu in novemu zadolženemu o spremembi zadolženca

Omogočeni so ponavljajoče naloge. Na zapisu naloge izberete periodo ponavljanja (vsak teden, dva tedna, mesec, dva meseca, …). Ko se trenutna naloga, ki ima nastavljeno periodo opravi, vam orodje takoj ponudi obrazec za vnos naslednje naloge z že nastavljenim datumom.

Na seznamih odprtih nalog je prikazana samo prva v vrsti ponavljajočih nalog.

Ko zaključite z vnosom, kliknite na gumb Shrani.

Če želite ustvariti podobno nalogo, si lahko pomagate s klikom na gumb Shrani in nova. Odprl se vam bo nov obrazec z enako zadevo kot je bila prejšnja. Tako vam ni potrebno ponovno vpisovati vseh podatkov za nalogo.

Dogodki: klici, sestanki, e-pošta, dopis, fax, drugo

Dogodke lahko v Produs IO zabeležite na 3 različne načine.

1. Vnos neposredno na poslu

Poiščete posel ali drug zapis, na katerega se navezuje dogodek in ga odprete. Prikaže se vam detajlni pogled zapisa, kot je prikazano na spodnji sliki. Pod zapisom se nahaja gumb Nov dogodek.

Svetujemo, da uporabite ta način vnosa, saj se vam bodo v obrazcu za vnos dogodka že samodejno vnesli podatki o poslu.

2. Vnos z gumbom "Nov dogodek"

Drugi način vnosa dogodka je s klikom na gumb Nov dogodek, ki se nahaja na področju za vnos. Odprla se vam bo nova stran, kjer boste lahko vpisali nov dogodek. Izgled obrazca lahko vidite v nadaljevanju. Razlika od prejšnjega načina je v tem, da se vam v tem primeru ne bodo izpisali podatki o stranki samodejno, temveč jih boste morali vpisati sami. Kako to naredite, si lahko preberete v nadaljevanju.

3. Vnos neposredno v koledarju

Tretji način je vnos dogodka neposredno v koledarju. Več o tem si lahko preberete v poglavju Koledar.

Vnos dogodka

Ne glede na to, kateri način izberete

, vedno se vam bo odprla nova stran za vnos dogodka, kot je prikazan na spodnji sliki.

V zgoraj prikazani obrazec lahko vnesete želene podatke. Obvezna polja so označena z zvezdico in jih je potrebno izpolniti, če želite vnos shraniti.

Tukaj vnesete naziv dogodka.

Produs IO kot zadolženega določi tistega, ki dogodek vnese. Tukaj lahko iz seznama uporabnikov izberete zadolženega za ta dogodek. Po shranjevanju bo dogodek vpisan v koledarju in na vstopni strani zadolženega.

Dogodek lahko navežete na obstoječe stranke in kontaktne osebe. Tukaj neposredni vnosi niso možni. Izbirate lahko med podatki, ki ste jih predhodno že vnesli v sistem. Izberete jih s klikom na rumeno ikono za mapo, ki se nahaja v isti vrstici. Dogodek se vam bo zabeležil tudi na izbrani stranki oziroma kontaktni osebi.

Izberite vrsto dogodka, ali gre za klic, sestanek, e-pošto, dopis, fax ali drugo.

V koledarju bodo vidni dogodki, ki imajo kot vrsto izbrano klic, sestanek ali drugo (koledar).

Omogočeni so ponavljajoči dogodki. Na zapisu dogodka izberete periodo ponavljanja (vsak teden, dva tedna, mesec, dva meseca, …). Ko se trenutni dogodek, ki ima nastavljeno periodo opravi, vam orodje takoj ponudi obrazec za vnos naslednjega dogodka z že nastavljenim datumom.

V koledarju in na seznamih odprtih dogodkov je prikazan samo prvi v vrsti ponavljajočih dogodkov.

Če polja ne odkljukate, bo obvestilo prejel zadolženi za dogodek. Če polje odkljukate, vas bo sistem vprašal komu vse želite poslati obvestilo o dogodku. Obvestilo bodo prejeli po e-pošti, takoj ko boste dogodek shranili. Udeležence lahko tako obvestite o nastali spremembi.

Orodje ponuja možnost, da samodejno prejemate vsa obvestila o vseh dogodkih in njihovih spremembah v orodju. Če vas zanima kaj več, nas pokličite na 070 550 969 begin_of_the_skype_highlighting              070 550 969

Produs IO vas lahko o prihajajočem dogodku obvesti po e-pošti. Tukaj lahko nastavite takšno obvestilo. Obvestilo bo samodejno prejel zadolženi, izbrana kontaktna oseba ter vsi povabljeni.

Če želimo, da se opomnik razpošlje, moramo imeti izbran status dogodka „Planiran“

Tukaj vnesete dodatne informacije o dogodku.

Vsebina tega polja bo vidna vsem povabljenim na dogodek, če ste poprej odkljukali Pošlji obvestilo.

S klikom na gumb Shrani shranite vnos.

Če želite ustvariti podoben dogodek, si lahko pomagate s klikom na gumb Shrani in nova. Odprl se vam bo nov dogodek z enako zadevo kot je bila prejšnja. Tako vam ni potrebno ponovno vpisovati vseh podatkov za dogodek.

Vabila na dogodek (sestanek)

Na dogodek, recimo sestanek, lahko povabite svoje sod

lavce (uporabnike orodja) kot tudi zunanje kontaktne osebe. Na enak način se lahko vam dogodek zabeleži tudi v Outlooku ali drugem koledarskem sistemu. Spodaj si preberite kako.

Na dogodku imamo polje Pošlji obvestilo. Če obkljukate izbiro Pošlji obvestilo potem lahko, poleg zadolženega za dogodek, povabilo prejme tudi izbrana kontaktna oseba in drugi uporabniki, ki so dodani na tem dogodku. Povabilo oz. obvestilo za dogodek vedno samodejno prejema zadolženi za dogodek.

Če planirate dogodek samo zase, se določite kot zadolženega za dogodek in prejeli boste elektronsko vabilo, preko katerega se vam bo dogodek samodejno shranil v drugen koledarskem sistemu.

Spodaj je prikazan podrobni pogled na dogodek ter opis kako lahko na en dogodek povabite več uporabnikov orodja in več zunanjih kontaktnih oseb.

Če želite povabiti novega uporabnika, kliknite na Izberi uporabnika kot je prikazano na zgornji sliki. Uporabnika izberete iz seznama uporabnikov. Po izbiri novega uporabnika, bo sistem samodejno prikazal dogodek v njegovem seznamu odprtih nalog in dogodkov. Istočasno bo, v primeru obkljukane izbire Pošlji obvestilo na dogodku, prejel tudi elektronsko vabilo v svoj e-poštni nabiralnik.

Lahko boste imeli dogodke, na katere želite povabiti več kot eno kontaktno osebo. Na dogodek lahko povabite osebe, ki so že v vnešene v sistemu, v „imeniku“ kontaktnih oseb. To naredite s klikom na Izberi kontakt, kot je prikazan na zgornji sliki. V primeru obkljukane izbire Pošlji obvestilo na dogodku, bodo kontaktne osebe prejele tudi elektronsko vabilo v svoj e-poštni nabiralnik.

Preverjanje odločitve V primeru, da obkljukate izbiro Pošlji obvestilo, vas bo sistem ob shranjevanju dogodka oz. ob dodajanju dodatnih uporabnikov ali kontaktnih oseb vprašal komu vse želite poslati obvestilo o dogodku. Prikazalo se vam bo naslednje okno:

Tukaj lahko svojo izbiro ponovno potrdite in se odločite ali želite, da orodje pošlje vabilo samo internim uporabnikom (Interni uporabniki) ali VSEM, ki so dodani na ta dogodek (internim uporabnikom kot zunanjim kontaktnim osebam).

Obvestilo bodo prejemniki dobili po e-pošti, takoj ko boste dogodek shranili. Obvestilo bo v obliki elektronskega vabila (iCal), kar omogoča, da si vabilo na dogodek lahko takoj shranijo v svoj Outlook ali drug koledarski sistem. Obvestilo bo vsebovalo tudi besedilo, ki ste ga vnesli v polje Opis na dogodku. Poleg tega vam bo sistem omogočal tudi dodatni komentar med pošiljanjem obvestila.

Enako kot vabilo, iz Produs IO pride v drug koledarski sistem tudi sprememba o dogodku, npr sprememba termina.
Vnos dogodka se mora zgoditi v Produs informacijskem orodju, če ga želimo imeti v obeh sistemih, torej kot aktivnost (dogodek, dogovor) v zvezi z nekim poslom v Produs informacijskem orodju in kot koledarski zapis v Outlooku ali drugem koledarskem sisemu. Če bomo dogodek vnesli samo v Outlook ali drug koledarski sistem, se informacija o tem dogodku ne bo videla v PIO. Na ta način zgubimo sledljivost aktivnosti pri posameznem poslu.
Če želite vabila na dogodke in s tem vnose v koledar prejemati v drug koledarski sitem, si na Mojem računu vnesite primeren elektronski naslov.

Tukaj si lahko preberete o dilemi kateri koledar uporabljati po uvedbi CRM sistema kot je Produs informacijsko orodje.