Uvoz in izvoz podatkov

Uvoz omogoča vnos že obstoječih seznamov kontaktov v Množične dogodke.

Podatke je za uvoz potrebno tudi ustrezno pripraviti, da bo postopek uvoza potekal gladko in hitro. O tem si lahko preberete v nadaljevanju.

Iz Množičnih dogokov lahko podatke tudi izvozite. Več o tem si lahko preberete v poglavju Izvoz in Arhiviranje.

Možnosti za uvoz in izvoz podatkov se nahajajo vedno pod seznamom zapisov znotraj modula.

Uvoz

Množični podatki za uvoz podatkov potrebuje datoteko v .csv formatu. CSV (Comma separated value) format se pogosto uporablja za izmenjavo podatkov med različnimi aplikacijami.

Predlagamo, da si datoteke za uvoz pripravite po pripravljenih predlogah, ki so po navadi pripete na samem dogodku.

Datoteke za uvoz morajo biti pripravljene po naslednjih pravilih:

Vsi zapisi morajo vsebovati podatke za obvezna polja, kot je priimek pri udeležencu. V primeru, da vam ta podatek ni znan vpišite „???“ in ga kasneje nadomestite s pravim podatkom.
Prva vrstica v vaši datoteki naj vsebuje imena stolpcev, saj boste tako lažje naredili povezavo (mapirali) med podatki v datoteki in polji v Množičnih dogodkih.
Naj obstaja ena kolona v dokumentu za eno polje v Množičnih dogodkih. (Npr. udeleženec naj ima ime in priimek napisan ločenih kolonah. Naslov naj ima v eni koloni združeno ulico in hišno številko, kraj in poštna številka naj sta v ločenih kolonah ipd.) Kako se podatki razvrščajo po kolonah si lahko preberete v poglavju priprava podatkov.
Datumska polja morajo biti v datoteki zapisana kot text 'dd/mm/yyyy

Odsvetujemo vam uvažanje zapisov, ki vsebujejo posebne znake (| / \ ;) ali mnoge presledke in več vrstic.

Naenkrat lahko uvozite do 499 „vrstic“. Če imate podatkov več kot to, jih je potrebno razdeliti v več datotek in ponoviti postopek uvoza. Če imate v enem dokumentu več strani podatkov, je potrebno vsako stran shraniti v nov dokument oz. na eno stran, če le ta ne presega 499 „vrstic“.

Predlagamo, da si med pripravo dokumenta v .csv formatu pogledate, katera polja se nahajajo na obrazcih v Množičnih dogodkih. Vrednosti spustnih seznamom morajo biti identična kot v Množičnih dogodkih.

Priprava podatkov

Razbijanje vsebine v več celic

Primer: Kontaktna oseba naj bo ločena na ime in priimek.

Kontaktna oseba	Ime	Priimek
Miha Mihec	Miha	Mihec

To naredimo v Microsoft Excelu s pomočjo formule.

Poskrbite, da imate v datoteki na desni strani dovolj prostih kolon, da vam ne bi prepisalo že obstoječih potrebnih podatkov. Če bi pripravljali podatke iz prvega primera (glej zgoraj) bi potrebovali eno dodatno kolono.
Izberite celico ali celotno kolono, katere vsebino želite razdeliti
Iz menija izberite Podatki (Data) in Besedilo v stolpce (Text to Columns).
Odprl se vam bo čarovnik v katerem izberite Presledek (Space) kot razmejevalec in pritisnite Naprej (Next) in Dokončaj (Finish).

Združevanje vsebin iz večih celic v eno.

Primer: Ulica in hišna številka naj sta združeni v eni koloni.

Ulica	Hišna številka	Ulica s številko
Leskoškova c.	9e	Leskoškova c. 9e

To naredimo s pomočjo formule. (Spodaj je navodilo za MS Excel)

Pripravite novo kolono, kamor želite vpisati združene podatke.
Izberite prvo celico pod nazivom kolone, kamor želite združiti združiti podatke
V celico vtipkajte =(
Izberite prvo celico, ki vsebuje besedilo, ki ga želite združiti in vtipkajte &„ “& (med narekovajema se nahaja presledek) in nato izberite drugo celico, ki vsebuje besedilo, ki ga želite združiti
Za zaključek vtipkajte )
Rezultat lahko vidite s pritiskom na gumb ENTER na tipkovnici.
Označite prvo celico in jo razpotegnite do konca kolone, kjer želite združiti podatke.
Desno ob novo nastali koloni naredite novo kolono.
Označite celo kolono z novimi podatki za kopiranje.
V novo, prazno kolono posebno prilepite podatke, tako da izberete Vrednost (Value).
Novo kolono z vrednostmi poimenujte, prejšnjo (s formulami) pa izbrišite.

Postopek uvoza

Na primeru Udeležencev bomo razložili uvoz podatkov.

S klikom na povezavo Uvozi Udeležence, se vam bo odprla nova stran, ki je prikazana na spodnji sliki.

Slika: Uvoz 1.korak

Sistem že samodejno ponudi vrsto vira podatkov. Nadaljujete z gumbom Naprej.

Pri naslednjem koraku se vam bo odprla nova stran, kot je prikazana na spodnji sliki.

Slika: Uvoz 2.korak

Ko imate pripravljeno primerno datoteko, jo lahko uvozite. Več o pripravi datoteke za uvoz si lahko preberete v poglavju Priprava podatkov.

Kliknite na Choose file ter izberite .CSV datoteko iz svojega računalnika,
označite, da ima opisno vrstico, kot je prikazano na sliki zgoraj,
kliknite na Naprej za nalaganje datoteke.

Slika: Uvoz 3.korak

V tem koraku morate povezati podatke iz vaše datoteke (prikazani v koloni 3 in 3) z ustreznimi polji v Množičnih dogodkih, ki so na razpolago v koloni 1.

Z eno samo operacijo lahko uvozite do 499 vnosov. Če želite uvoziti več podatkov kot to, preprosto ponovite postopek uvoza. Pred tem pa razdelite podatke v več datotek.

Datoteka, ki jo nameravate uvoziti, mora vsebovati podatke, ki so označeni z '*' v obrazcu posameznega modula. To so tako imenovana obvezna polja. V primeru, da vam obvezni podatki (npr. priimek udeleženca) niso znani, lahko med pripravo dokumenta za uvoz manjkajoča polja izpolnite z „?“.

Če morate uvoze ponavljati, vam svetujemo, da si to mapiranje shranite. Tako vam naslednjič ne bo potrebno ponovno povezovati polj. Označite polje Shrani prilagojen uvoz in ga poimenujte. Bodite pozorni, da to ime še ni bilo uporabljeno. Prilagojen uvoz si boste lahko izbrali pri naslednjem uvozu v koraku št.2.

Ko ste vsa želena polja povezali, kliknite na Uvozi. Sedaj se bodo podatki prenesli v Množične dogodke.

Izvoz in Arhiviranje

Obstajata izvoz in arhiviranje podatkov o udeležencih. Prvi omogoča izvoz vseh podatkov udeležencev v .csv datoteko. Arhiviranje pa poleg .csv datoteke izvozi tudi vse priponke, ki so bile shranjene na udeležencih. Sitem pripravi .rar datoteko z vsemi izvoženimi dokumenti.