Osnovna funkcionalnost vsakega sistema za vodenje kontaktov je beleženje podatkov o kupcih, ki so relevantni za poslovanje podjetja. To počnemo zato, da ima vsak zaposleni celotno sliko o kupcu, kadarkoli pride v stik z njim. Tako je npr. zelo pomembno, da delavec v podpori strankam pri reševanju problema vidi, da je to zelo pomemben kupec, ki se pravkar odloča o pomembnem nakupu.
Kontakti.si vodimo informacije o strankah in kontaktih. V kompleksnejši inačici sistema - AtolCRM - poznamo tudi vodenje potencialnih kupcev - t.i. interesentov.
Stranke (angl. Accounts) so zapisi v Kontakti.si o organizacijah oz. podjetjih, s katerimi že sodelujemo - bodisi, da so že naš kupec ali pa z njimi posel še pripravljamo oz. smo v procesu prodaje. Za razliko od interesentov je strank manj, o njih pa vodimo več podatkov, ki so tudi preverjeni in zanesljivi, saj smo z njimi v neposrednem stiku. Te podatke ločimo na tiste o podjetju samem in jih vodimo pod stranko, ter tiste o osebah v tem podjetju, ki jih vodimo kot kontakte.
Kontakti so zapisi o osebah s katerimi že sodelujemo, bodisi da so naši partnerji in kupci kot posamezniki (redkeje) ali pa zaposleni v podjetju, ki je naš kupec - t.j. stranka. Ponavadi vodimo podatke o večih kontaktih pri eni stranki. Kontakti so običajno najbolj centralni del naše podatkovne baze, saj se mora prava organizacija, ki skrbi za odnose s strankami osredotočiti ravno na kakovostno obravnavanje posameznikov znotraj organizacij - ljudje poslujejo z ljudmi.
Ob podatkih o strankah in kontaktih, ki so večinoma dokaj statični je ključno vodenje dogodkov in nalog povezanih z njimi. Pod dogodke štejemo sestanke, klice in podobno. Zapise o dogodkih in nalogah zapišemo, ko le-te planiramo ali pa potem, ko smo jih že opravili. To je odvisno od organizacije dela oz. dogovora znotraj podjetja.