====== Uvoz in izvoz podatkov  ======

Orodja za uvoz podatkov omogočajo vnos že obstoječih seznamov kontaktov v sistem ''Kontakti.si''. Tako lahko sistem ''Kontakti.si'' hitro napolnite s podatki, ki jih pri delu potrebujete, in takoj začnete uporabljati storitev. 

V predelku [[#Uvoz]] bomo razložili, kako si lahko podatke v sistem uvozite. Razložili vam bomo tudi, kako je potrebno podatke pripraviti, da bo postopek uvoza potekal gladko in hitro.

Če se vam kasneje pojavi potreba po izvozu podatkov iz sistema, lahko to naredite s pomočjo orodja za izvoz. Več o izvozu si lahko preberete v predelku [[#Izvoz]].

Orodja za uvoz in izvoz se nahajajo vedno na dnu strani kot lahko vidite na spodnji sliki.

{{listcontacts.png?450}}

<note note>Videli boste tista orodja, ki jih lahko uporabljate, glede na vaše pravice.</note>

====== Uvoz ======

Sistem ''Kontakti.si'' deluje kot mreža zapisov med katerimi lahko prosto skačemo; iz kontaktne osebe na stranko, iz stranke na nalogo, iz dogodkov na kontaktne osebe, ... 

Zato želimo, da že pri uvozu podatkov nastavimo takšno mrežo strank in kontaktnih oseb. Tako je dobro, da uvozimo kontatke osebe s podatki o njihovih strankah.
Z uvozom kontaktov se bodo istočasno ustvarili tudi zapisi o strankah.

V uvodu smo omenili, da je za enostaven uvoz podatkov v sistem potrebno poprej pripraviti podatke, ki jih želimo vnesti. V nadaljevanju si lahko preberete, kako lahko podatke izvozite iz programov, ki ste jih do zdaj uporabljali, in v kakšnem formatu morajo biti podatki, da bodo primerni za uvoz.

===== Format in oblika podatkov za uvoz =====

<note tip>Ker je uvoz zahtevna in enkratna operacija, nas pokličite, da vam pomagamo ali to storimo namesto vas: 01 510 15 30.</note>

Sistem ''Kontakti.si'' za uvoz podatkov potrebuje datoteko v CSV ali v XLS formatu. CSV (Comma separated value) format se pogosto uporablja za izmenjavo podatkov med različnimi aplikacijami. 
Format Excel datoteke je postal standard tudi na ne Mikrosoftovskih platformah. Excel je aplikacija, ki proizvaja in uporablja CSV formate. Na žalost ste tako odvisni od različice Excela, ki jo imate.

Datoteke za uvoz morajo biti pripravljene po naslednjih pravilih:

  *Vsi zapisi morajo vsebovati podatke za obvezna polja, kot sta priimek pri kontaktni osebi in naziv podjetja pri stranki. V primeru, da vam kateri od teh podatkov ni znan vpišite "?"
  *Prva vrstica v vaši datoteki naj vsebuje imena stolpcev, saj boste tako lažje naredili povezavo med podatki v datoteki in polji v sistemu ''Kontakti.si''.
  *Naj obstaja ena kolona v dokumentu za eno polje v sistemu ''Kontakti.si'' Katera polja boste "napolnili" je odvisno od tega, katere podatke že vodite in katere potrebujete pri svojem delu. (Npr. kontaktna oseba naj bo ločena na ime in priimek. Naslov naj ima v eni koloni združeno ulico in hišno številko, kraj in poštna številka naj sta v ločenih kolonah ipd.) Kako se podatki razvrščajo po kolonah si lahko preberete v poglavju [[#priprava podatkov]]. 

<note note>Odsvetujemo vam uvažanje zapisov, ki v katerem od podatkov vsebujejo vezaje ali mnoge presledke.</note>

<note important>V enem kosu lahko uvozite do 499 "vrstic". Če imate podatkov več kot to, jih je potrebno razdeliti v več datotek in ponoviti postopek uvoza. Če imate v enem XLS dokumentu več strani podatkov, je potrebno vsako stran shraniti v nov dokument oz. na eno stran, če le ta ne presega 499 "vrstic".</note>

<note note>Predlagamo, da si med pripravo dokumenta v .csv oz. .xls formatu pogledate, katera polja se nahajajo na obrazcih v sistemu ''Kontakti.si''. To si lahko ogledate neposredno v sistemu ali kar v priročniku. Polja na obrazcu za kontakte si lahko ogledate v poglavju [[..:c_modules:b_contacts]].</note>


==== Priprava podatkov ====

**1. Primer**
Kontaktna oseba naj bo ločena na ime in priimek. 

^    Kontaktna oseba     ^    Ime    ^    Priimek     ^  
|       Miha Mihec       |    Miha   |     Mihec      |

**2. Primer**
Kraj in poštna številka naj sta v ločenih kolonah

^      Mesto      ^   Kraj      ^ Poštna številka ^  
| 1000 Ljubljana  | Ljubljana   |      1000       |

**Razbijanje vsebine v več celic**

To naredimo v Microsoft Excelu s pomočjo formule.

  *Poskrbite, da imate v datoteki na desni strani dovolj prostih kolon, da vam ne bi prepisalo že obstoječih potrebnih podatkov. Če bi pripravljali podatke iz prvega primera (glej zgoraj) bi potrebovali eno dodatno kolono.
  *Izberite celico ali celotno kolono, katere vsebino želite razdeliti
  *Iz menija izberite //Podatki// (//Data//) in //Besedilo v stolpce// (//Text to Columns//). 
  *Odprl se vam bo čarovnik. V prvem koraku pritisnite //Naprej// (//Next//).
  *V drugem koraku izberite //Presledek// (//Space//) kot razmejevalec in pritisnite //Naprej// (//Next//) in //Dokončaj// (//Finish//).

**3. Primer**
Ulica in hišna številka naj sta združeni v eni koloni.

^    Ulica   ^ Hišna številka ^  Ulica s številko  ^  
| Malnarjeva |       45       |    Malnarjeva 45   |

**Združevanje vsebin iz večih celic v eno.**

To naredimo v Microsoft Excelu s pomočjo formule.

  *Pripravite novo kolono, kamor želite vpisati združene podatke.
  *Izberite prvo celico pod nazivom kolone, kamor želite združiti združiti podatke
  *V celico vtipkajte =(
  *Izberite prvo celico, ki vsebuje besedilo, ki ga želite združiti in vtipkajte &" "& (med narekovajema se nahaja presledek) in nato izberite drugo celico, ki vsebuje besedilo, ki ga želite združiti 
  *Za zaključek vtipkajte )
  *Rezultat lahko vidite s pritiskom na gumb ENTER na tipkovnici.
  *Označite prvo celico in jo razpotegnite do konca kolone, kjer želite združiti podatke.
  *Desno ob novo nastali koloni naredite novo kolono.
  *Označite celo kolono z novimi podatki za kopiranje.
  *V novo, prazno kolono posebno prilepite podatke, tako da izberete Vrednost (Value).
  *Novo kolono z vrednostmi poimenujte, prejšnjo (s formulami) pa izbrišite. 


===== Izvoz obstoječih seznamov za uvoz v ''Kontakti.si''=====


==== Microsoft Outlook ====

Pri privzeti (default) instalaciji Outlooka orodje za izvoz podatkov (Export utility) ni nameščen. Potrebno ga je dodatno namestiti. To naredite tako, da s pomočjo instalacijskega CD-ja namestite še dodatna orodja (Optional tools). Po namestitvi "Export utility"-ja lahko naredite izvoz kontaktov v CSV. 

  *V programu možnost za izvoz najdete na //Datoteka/Uvoz in izvoz// (//File/Import and Export//).
  *Izberite izvoz v datoteko in CSV (format Comma Separated Values) za Windowse,
  *podatke shranite na svoj računalnik.

==== Microsoft Outlook Express ====

V programu Outlook Express lahko pripravite izvoz kar v CSV formatu.
  *Možnost za izvoz najdete na //Datoteka/Izvoz/Imenik ...// (//File/Export/Address Book ...//).
  *Izberite možnost izvoza "Text File (Comma Separted Values)",
  *podatke shranite na svoj računalnik.

====Lotus Notes ====

Če za vodenje kontaktov uporabljate Lotus Notes, lahko pripravite izvoz v CSV ali XLS formatu.
  *Odprite nov Microsoft Excelov dokument,
  *v Lotus Notes bazi kontaktov označite vse kontakte,
  *izberite možnost //Uredi/Kopiraj v tabelo// (//Edit/Copy selected as Table//).
  *Vrnite se v Excelov dokument,
  *naredite "prilepi" (Paste).
  *Prenesli se vam bodo vsi kontakti,
  *nov dokument shranite v XLS formatu.

==== Seznami v elektronski pošti (yahoo, gmail, hotmail,... ) ====

Če vaša elektronska pošta ne omogoča izvoza kontaktov, si lahko pomagate na sledeči način:
  *označite vaše kontakte na seznamu, tako, da jih počrnite,
  *na tipkovnici izberite "Ctrl+C", ali z desnim klikom na miški //Kopiraj// (//Copy//).
  *odprite preprosto Beležnico (Notepad),
  *prilepite kontakte s "Ctrl+V", ali z desnim klikom na miški //Prilepi// (//Paste//),
  *Dokument shranite v TXT formatu.
  *Odprite MS Excel,
  *Izberite možnost //Odpri// (//Open//) in poiščite shranjen dokument v TXT formatu.
  *Odprl se vam bo čarovnik za uvoz podatkov, ki ima 3 korake.
  *V prvem koraku pustite izbrano možnost //Razmejeno// (//Delimited//) in kliknite //Naprej// (//Next//)".
  *V drugem koraku izberite //Ločila// (//Delimiters//) in sicer tabulator (//Tab//), podpičje (//Semicolon//), vejica (//Comma//).
  *Nadaljujte z //Naprej// (//Next//),
  *nov dokument shranite v CSV ali XLS formatu.

<note note> Kot ločila izberite tista ločila, ki jih imate v TXT dokumentu kot razmejevalce. Vrstica v TXT dokumentu, ki ima za razmejevalce podpičje bi izgledala tako: Tamara;Kazazić;Atol d.o.o.;Malnarjeva 45</note>


===== Postopek uvoza v ''Kontakti.si'' =====

V nadaljevanju bomo razložili uvoz podatkov.

S klikom na povezavo //Uvozi Kontakte//, ki se nahaja med orodji, se vam bo odprla nova stran, ki je prikazana na spodnji sliki.

**Slika: Uvoz 1.korak**

{{importstep1.png}}

Tu lahko izbirate med različnimi možnostmi vira podatkov. Odvisno je od tega, od kod želite izvoziti podatke, če jih še niste. 
Če imate podatke že pripravljene, iz prikazanega seznama izberite vir "Prilagojeni". 
Več o pripravi datoteke za uvoz si lahko preberete v poglavju [[#Izvoz obstoječih seznamov za uvoz v ''Kontakti.si'']]. 

S prvim korakom zaključite tako, da pritisnete na //Naprej//.

Pri naslednjem koraku se vam bo odprla nova stran, kot je prikazana na spodnji sliki.

**Slika: Uvoz 2.korak**

{{importstep2.png?450}}

Ko imate pripravljeno primerno datoteko jo lahko uvozite.
Več o pripravi datoteke za uvoz si lahko preberete v poglavju [[#Izvoz obstoječih seznamov za uvoz v ''Kontakti.si'']]. 
  *Kliknite na //Browse// ter jo izberite iz svojega računalnika,
  *označite, da ima opisno vrstico, kot je prikazano na sliki zgoraj,
  *kliknite na //Naprej// za nalaganje datoteke.

Odprlo se vam bo novo okno, ki je vidno na spodnji sliki. V njem morate povezati podatke iz vaše obstoječe datoteke z ustreznimi polji ''Kontakti.si'' obrazca. Vseh podatkov vam ni potrebno povezati, če jih ne potrebujete, pazite le, da povežete obvezne podatke v obvezna polja označena z zvezdico. Na sliki vidite primer povezav polj.

**Slika: Uvoz 3.korak**

{{importstep3.png?450}}

<note important>Z eno samo operacijo lahko uvozite do 499 vnosov. Če želite uvoziti več podatkov kot to, preprosto ponovite postopek uvoza. Pred tem pa razdelite podatke v več datotek.</note>

<note important>Datoteka, ki jo nameravate uvoziti, mora vsebovati podatke, ki so označeni z '*' v obrazcu posameznega modula. To so tako imenovana obvezna polja. V primeru, da vam obvezni podatki (npr. priimek kontaktne osebe ali naziv stranke) niso znani, lahko med pripravo dokumenta za uvoz manjkajoča polja izpolnite z "?".</note>

<note tip>Če morate uvoze ponavljati, vam svetujemo, da si ta model uvoza shranite. Tako vam naslednjič ne bo potrebno ponovno povezovati polj. Označite polje //Shrani prilagojen uvoz// in ga poimenujte. Bodite pozorni, da to ime še ni bilo uporabljeno. Prilagojen uvoz si boste lahko izbrali pri naslednjem uvozu v koraku št.2.</note>

Ko ste vsa želena polja povezali, kliknite na //Uvozi//. Sedaj se bodo podatki prenesli v ''Kontakti.si''.
Po končanem nalaganju, se vam bo odprla nova stran, kjer lahko preverite pravilnost uvoza, kot prikazano na spodnji sliki.

**Slika: Uvoz 4. korak**

{{importstep4.png?450}}

Tako lahko pregledate uvoz, z njim zaključite ali ga razveljavite. 

<note important>Če pri kontaktih uvozite podatke o strankah, se bodo pri uvozu ustvarile tudi [[..:c_modules:c_accounts#stranke]].</note>

<note tip>V primeru, da potrebujete pomoč ali imate kakšno vprašanje, nas pokličite na 01 510 15 30.</note>

===== Izvoz =====

Obstajata dva izvoza. Prvi omogoča izvoz vseh podatkov iz modula na katerem se nahajate. Drugi pa omogoča izvoz podatkov iz določenega pregleda in sicer iz tistega, ki ga imate trenutno izbranega. Več o pregledih si lahko preberete v poglavju [[..:..:manual:b_usage:g_views]].

Tako lahko izbirate med dvema povezavama: //Izvozi vse ...// in //Izvozi pregled//, ki ju najdete med orodji na koncu seznama. Odprlo se vam bo okno za izvoz podatkov, na katerem lahko izbirate med shranjevanjem //Shrani// (//Save//) izvoženih podatkov na vaš računalnik ali samo med pogledom //Odpri// (//Open//) v podatke.

{{export.png}}

Če kliknete //Shrani//, se vam bodo na vaš računalnik prenesli vsi podatki. Izvoženi podatki bodo v .csv formatu.